Politique de protection des renseignements personnels

Ce document présente la politique de protection des renseignements personnels du groupe de sociétés CanDeal (CanDeal Group Inc. et ses filiales); les références à « CanDeal », « nous » ou « notre/nos » sont des références à la société pertinente du Groupe CanDeal responsable du traitement de vos renseignements ou données personnels identifiables (les « données personnelles »).

Cette politique décrit les données personnelles que CanDeal recueille auprès de vous ou à votre sujet lorsque vous accédez à un de nos produits ou services, consultez le site Web de CanDeal, communiquez avec nous ou demandez des renseignements concernant un produit ou un service CanDeal. Elle décrit également la façon dont vos données personnelles sont utilisées et traitées par CanDeal et les motifs pour lesquels nous traitons ces données.

Nous vous encourageons à lire cette politique, qui fournit également des informations sur les droits et choix liés à vos données personnelles. Cette politique de protection des renseignements personnels s’applique conjointement à toute disposition de confidentialité contenue dans tout accord conclu avec nous, toute autre déclaration ou note sur la protection des renseignements personnels que nous fournissons à des occasions particulières lorsque nous recueillons ou traitons vos données personnelles de sorte que vous soyez pleinement conscient(e) de la manière dont nous utilisons vos données personnelles. Cette politique de protection des renseignements personnels complète les autres avis, mais ne les remplace pas.

Nous recueillerons, utiliserons, stockerons et transférerons différentes catégories de données personnelles sur vous comme suit :

Données d’identification. Comprennent votre nom et votre titre de poste, et, pour certains services de CanDeal auxquels vous accédez à partir de l’Union européenne et du Royaume-Uni, également votre date de naissance, votre nationalité et votre numéro d’identification national (par exemple, votre numéro de passeport).

Coordonnées professionnelles. Les données qui nous permettront de communiquer avec vous et qui comprennent votre adresse de courriel professionnelle, votre adresse postale et votre numéro de téléphone.

Données techniques. Votre adresse du protocole Internet (IP) – qui nous aide à déterminer l’emplacement de l’appareil que vous utilisez pour vous connecter à nos systèmes et à déterminer le nombre d’appareils qui accèdent simultanément au produit –, votre nom d’utilisateur et votre mot de passe, ainsi que les informations que nous obtenons de votre profil technique au moyen de témoins sur votre navigateur. Pour plus d’informations sur l’utilisation des témoins, veuillez consulter la section « Données obtenues à partir de la technologie Internet au moyen de témoins » ci-dessous.

Données sur le profil professionnel. Données que vous pourriez nous fournir au sujet de votre rôle, votre fonction ou votre activité professionnelle.

Données sur la relation avec CanDeal. Données que nous obtenons de nos interactions avec vous en personne et qui comprennent des détails sur tous vos appels à notre bureau de soutien, des visites chez vous par notre personnel, les documents de marketing que vous avez reçus, vos communications électroniques avec notre personnel, des données sur vos activités préférées pour des événements de marketing ou les événements CanDeal auxquels vous avez assisté et vos préférences dans vos interactions avec CanDeal, ses produits et services.

Données sur l’utilisation des produits ou abonnements. Données que nous obtenons au sujet de votre utilisation de nos produits et services, y compris la date d’utilisation et les produits et services que vous avez utilisés, auxquels vous êtes abonné(e) ou auxquels vous avez été autorisé(e) à accéder, ainsi que le contenu et la fonctionnalité que vous avez utilisés dans ces produits et services.

Renseignements du domaine public. Données que nous obtenons de répertoires, sites Web, dossiers publics ou sources médiatiques.

Données personnelles recueillies auprès de tiers. Données que nous obtenons de tierces parties, y compris par exemple des informations de connaissance du client concernant votre statut d’emploi et les résultats de tout processus de sélection réglementaire, et qui pourraient également comprendre des bases de données publiques et des plateformes de médias sociaux.

Références. Comme Tradeweb Market LLC (« Tradeweb ») est le fournisseur tiers de technologie de CanDeal, nous obtenons des données personnelles de Tradeweb ou des clients de Tradeweb. Nous obtenons également des données personnelles de Tradeweb et de l’entité de Tradeweb en contact avec les clients à des fins réglementaires canadiennes. Ces références comprennent aussi des données d’autres sociétés ou clients de CanDeal.

Concours, sondages. Données que vous nous communiquez lorsque vous participez à nos concours, promotions ou sondages.

Dépersonnalisation et analyse. Nous pouvons dépersonnaliser et anonymiser vos données personnelles en supprimant les informations identifiables telles que votre nom, votre adresse et vos numéros de compte. Ces informations peuvent être regroupées avec d’autres informations et utilisées à des fins commerciales, comme l’analyse et la production de rapports, le développement et l’amélioration de nos produits et services, ainsi que la compréhension et l’anticipation des besoins et préférences des clients.

Données extraites de la technologie Web au moyen de témoins. Certaines pages du site CanDeal utilisent la technologie des témoins informatiques (cookies). Un témoin est une marque qu’un serveur attribue à votre navigateur lorsque vous accédez à un site Web. Les témoins peuvent stocker de nombreux types de données. Ils peuvent fournir des fonctionnalités supplémentaires au site Web et nous aider à analyser l’utilisation du site avec plus de précision. Dans tous les cas où des témoins sont utilisés, nous ne collectons pas d’informations permettant de vous identifier personnellement, sauf avec votre accord. La plupart des navigateurs Internet vous permettent d’effacer les témoins du disque dur de votre ordinateur, de bloquer tous les témoins ou de recevoir un avertissement avant qu’un témoin ne soit stocké. Veuillez consulter les instructions de votre navigateur ou l’écran d’aide pour en savoir plus sur ces fonctions.

Veuillez noter que, si vous ne fournissez pas les données personnelles que nous sommes tenus de collecter en vertu de la loi ou d’un contrat conclu avec vous, nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir nos produits et services.

Nous traitons et utilisons les données personnelles aux fins suivantes :

Ouverture et administration de comptes. Nous utilisons les données personnelles pour établir votre accès à un produit ou service auquel vous vous êtes abonné(e) et pour gérer la facturation et les paiements.

Prestation de services. Nous utilisons les données personnelles que nous recueillons à votre sujet pour vous fournir nos produits et services et vous aider dans l’utilisation de ces produits et services. Cela comprend tout soutien, assistance opérationnelle et formation nécessaire, ainsi que l’information sur les changements de produits ou des périodes de maintenance.

Vente et Marketing. Nous utiliserons à l’occasion les données personnelles pour communiquer avec vous par courriel, par la poste ou par téléphone des informations au sujet de CanDeal, des produits et services que vous utilisez ou d’autres produits et services de CanDeal similaires à ceux que vous utilisez, et des événements qui pourraient intéresser votre entreprise. Si vous nous soumettez des demandes de renseignements sur notre site Web ou faites une demande en personne lors d’un de nos événements, nous utiliserons les données personnelles que vous nous fournirez pour répondre à votre demande et communiquer avec vous au sujet de tout produit ou service sur lesquels vous nous confirmez que vous aimeriez recevoir plus d’informations. Vous pouvez nous demander de ne pas vous envoyer de messages de marketing à tout moment tel que décrit dans l’article intitulé « Vos choix » de cette politique.

Développement et amélioration des produits. À l’occasion, nous utilisons les données personnelles que nous recueillons sur vous pour vous inviter à participer à des sondages et répondre à des questionnaires afin d’améliorer, de personnaliser ou d’enrichir nos produits et services. De plus, nous pouvons utiliser les données, combinées avec les données personnelles que nous avons recueillies d’autres utilisateurs de nos produits financiers, à des fins statistiques ou pour planifier et mettre en œuvre le développement ou des améliorations de nos produits et gammes de produits.

Contrôles de conformité et tenue de dossiers réglementaires. Nous utilisons également les données personnelles pour effectuer des contrôles de connaissance du client et de conformité et procéder à la surveillance du système à laquelle CanDeal est légalement tenue. Nous devons aussi conserver certaines données personnelles à des fins de tenue de dossiers réglementaires.

Nous sommes autorisés à partager vos données personnelles comme décrit ci-dessous :

Groupe de sociétés CanDeal. Nous pouvons transmettre vos données personnelles à d’autres sociétés du groupe CanDeal pour gérer et offrir nos services, ainsi qu’à d’autres fins commerciales légitimes.

Fournisseurs de services tiers. Nous pouvons transmettre vos données personnelles à nos prestataires de services qui nous assistent pour vous offrir nos services et qui ont accepté des dispositions contractuelles adéquates concernant la protection des données personnelles conformément à la législation applicable. Le terme « fournisseurs de services » comprend notamment les concédants de licence, les fournisseurs, les fournisseurs d’information ou d’autres tiers qui fournissent ou administrent, le cas échéant, des données, des informations, du contenu, des logiciels, de la technologie, des applications, des outils ou des services à CanDeal. Par exemple, nous faisons appel à :

• des fournisseurs de technologie tels que Tradeweb pour fournir des services opérationnels et d’administration du système.
• des fournisseurs de contenu auquel vous avez souscrit, s’il est nécessaire pour eux de confirmer qu’un utilisateur est autorisé à accéder à leur contenu et d’évaluer et de gérer la façon dont ce contenu est utilisé dans nos services.
• des fournisseurs de logiciels de gestion de relations clients comme Salesforce, afin de nous aider dans la prestation de nos services et de communiquer avec vous.
• des prestataires de services de communications financières tels que Paragon Public Relations LLC, pour le soutien en matière de relations publiques, de marketing et de communications stratégiques.

Votre employeur. Nous fournirons à votre employeur des rapports contenant des données sur l’utilisation des produits par ses employés, par exemple, des rapports de rendement.

Conseillers professionnels. Nos conseillers professionnels, parmi lesquels des avocats, auditeurs et assureurs, pourraient avoir accès à vos données personnelles dans le cadre de leurs prestations de services professionnels.

Divulgation à des fins légales. Nous donnerons accès à vos données personnelles lorsque nous sommes légalement tenus de le faire, y compris et sans limite, pour coopérer à toute enquête réglementaire ou autre enquête gouvernementale, ou dans toute autre procédure légale.

Transactions commerciales. Nous pouvons divulguer ou transférer tout renseignement que nous détenons à votre sujet à des tierces parties dans le cadre de toute vente, cession ou fusion de tout ou partie de nos activités ou actifs. Si une telle vente ou cession ou fusion devait se produire, le cessionnaire pourrait utiliser les renseignements que vous avez fournis conformément aux dispositions de la présente politique.

Nous conserverons vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire en fonction de notre besoin de fournir nos produits et services, de répondre aux demandes de renseignements et aux demandes réglementaires, de résoudre les problèmes et de nous conformer à la législation en vigueur. Pour ces raisons, nous pouvons conserver vos informations visées par cette politique après la résiliation de votre contrat de produit ou de service avec nous. En fonction de la nature des données personnelles, celles-ci peuvent être stockées dans nos systèmes informatiques ou nos installations de stockage de données, ou dans ceux de nos prestataires de services.

Quand vos données personnelles ne sont plus nécessaires, nous avons défini des politiques internes pour les supprimer en toute sécurité ou les rendre anonymes conformément à nos obligations légales et réglementaires.

Nous pouvons surveiller des échanges de courriels ou autres communications entre vous et d’autres personnes à CanDeal. Les raisons de cette potentielle surveillance sont liées à la sécurité de la société CanDeal visée, son personnel et autres ou à toute exigence réglementaire. Dans le cas de courriels, nous pouvons rejeter, retarder ou supprimer du contenu de courriels qui, par leur nature, leur contenu ou leurs pièces jointes, pourraient perturber nos systèmes ou présenter un problème de sécurité tel que des virus, des programmes malveillants ou autres menaces informatiques.

Les courriels ciblés comme contenant une potentielle menace peuvent faire l’objet d’une analyse plus approfondie, et toute information personnelle ou financière qu’ils contiennent peut être accidentellement consultée par les personnes chargées d’enquêter et de traiter la menace. Nous pouvons également filtrer les courriels qui contiennent certains contenus en raison de leur caractère offensant ou du fait qu’il s’agit de courriels non désirés ou de pourriels. Dans certaines circonstances, cela peut malheureusement avoir pour conséquence d’affecter des communications « innocentes », même si nous nous efforçons d’éviter ce genre de situation.

Les appels téléphoniques vers nos services d’assistance ou de relations avec la clientèle peuvent également être enregistrés à des fins de contrôle de la qualité, de sécurité, de réglementation et de surveillance.

Nous pouvons faire appel à des prestataires de services pour exécuter des services spécialisés pour notre compte. Par conséquent, vos données à caractère personnel peuvent être stockées et traitées dans tout pays ou province du Canada où nous avons des fournisseurs de services. Ainsi, comme Tradeweb est le prestataire de services technologiques tiers de CanDeal, nous partageons des données personnelles avec cette compagnie, ce qui implique leur transfert vers différents pays, notamment le Royaume-Uni (« R.- U. ») et les États-Unis.

Ces pays peuvent appliquer des règles différentes en matière de protection des données. Cela signifie que vos données personnelles peuvent être utilisées, stockées ou consultées en toute sécurité dans d’autres pays et être soumises à la législation de ces pays. Par exemple, vos données à caractère personnel peuvent être partagées pour répondre à des demandes ou requêtes légitimes émanant d’autorités gouvernementales, de tribunaux et d’autorités chargées de l’application de la loi dans ces pays.

Si vous êtes situé(e) dans l’Union européenne (UE) ou au R.-U., vos données personnelles seront transmises selon les dispositions établies plus précisément à l’Annexe A de la présente politique.

Si vous êtes situé(e) dans l’UE ou au R.-U., les données personnelles que vous nous transmettez seront transférées et traitées au Canada et aux États-Unis par Tradeweb, et pourraient aussi être détenues sur des serveurs par certains de nos prestataires de services, par exemple Tradeweb et Salesforce, tous deux aux États-Unis.

Nous nous assurons que toutes les données personnelles transférées hors de l’UE et du R.-U. sont convenablement protégées, y compris en utilisant les mécanismes légaux appropriés : les transferts de données personnelles sont basés sur les clauses contractuelles standard de la Commission européenne pour le transfert de données personnelles à des pays tiers.

Les lois sur la protection des données européennes vous confèrent certains droits en lien avec le traitement que nous faisons de vos données personnelles si vous êtes domicilié(e) en UE ou si la loi sur la protection de la vie privée du R.-U. s’applique à vous. Parmi ces droits :

• Accès : Le droit de demander accès à vos données personnelles et de savoir comment nous les utilisons et à qui nous les communiquons.
• Correction : Le droit de demander des corrections des données personnelles que nous détenons sur vous ou de compléter les données personnelles incomplètes.
• Effacement : Le droit de demander que nous effacions les données personnelles que nous détenons sur vous dans certaines circonstances prévues par le droit de l’UE et du R.-U.. Votre demande d’effacement sera examinée à l’aune de nos besoins légitimes de traiter vos données personnelles.
• Objection : Le droit de refuser notre traitement de vos données personnelles lorsque nous nous appuyons sur un intérêt légitime et que, vu votre situation particulière, vous souhaitez vous opposer au traitement parce que vous estimez que cela enfreint vos droits et libertés fondamentaux. Vous pouvez aussi vous opposer à notre traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct. Dans certains cas, nous pouvons démontrer que nous avons obéi à des motifs légitimes qui priment sur vos droits et libertés.
• Portabilité : Le droit de recevoir les données personnelles que vous nous avez transmises de manière structurée, communément utilisée ou dans un format lisible par machine, et le droit de demander que nous transférions ces données personnelles à une tierce partie.
• Retrait du consentement : Là où nous nous fondons sur le consentement pour traiter vos données personnelles, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment.

Vous pouvez à tout moment soumettre des demandes d’information sur les données personnelles, une demande d’exercice des droits ci-dessus ou déposer une plainte en communiquant avec nous par courriel à : privacy@candeal.com ou par la poste à l’adresse : 50 Bay Street, Suite 1200, Toronto, Ontario Canada M5J 3A5 à l’attention de CanDeal Group Inc., Le Bureau de la protection des renseignements personnels.

De plus, lorsque vous croyez que CanDeal ne se conforme pas à ses obligations en vertu de cette politique de protection des renseignements personnels ou du droit européen ou britannique, vous êtes en droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de protection des données de l’UE ou de l’Information Commissioner’s Office du Royaume-Uni.

Nous employons des moyens administratifs, techniques et physiques adéquats pour prévenir toute perte, utilisation abusive, divulgation, altération ou destruction des données personnelles que vous nous communiquez et tout accès non autorisé à ces données personnelles. Nous limitons également l’accès à vos données personnelles aux employés, mandataires et entrepreneurs et autres tierces parties qui ont besoin d’accéder à vos données dans l’exercice de leur profession. Ils ne traiteront vos renseignements que conformément à nos directives et sont tenus par l’obligation de confidentialité.

Les données personnelles peuvent être partagées avec ou consultées par des fournisseurs de services dans le cadre des services qu’ils exécutent pour notre compte. Les fournisseurs de services sont tenus d’appliquer des normes de protection de la vie privée et de sécurité conformes à nos exigences. Nous avons mis en place des contrats et d’autres mesures pour définir ces normes.

Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement à la collecte, l’utilisation et le partage de vos données à caractère personnel en nous donnant un préavis raisonnable, sous réserve de conditions légales, commerciales ou contractuelles.

Cependant, en retirant votre consentement, vous limitez nos capacités à vous fournir ou à continuer de vous fournir des produits et services. Dans certaines circonstances, vous ne pourrez retirer votre consentement, par exemple lorsque la collecte, l’utilisation et le partage de vos données sont autorisés ou requis en vertu de la loi.

Vous pouvez aussi demander que nous cessions d’utiliser vos données personnelles à des fins de marketing. Si vous ne souhaitez pas recevoir de courriels ou d’autres documents de marketing de CanDeal sur les produits et services que nous offrons, veuillez nous en faire part en nous appelant au 1-866-422-6332 ou en envoyant un courriel à privacy@candeal.com.

Vous avez un droit d’accès aux données à caractère personnel que vous nous fournissez. Nous vous demandons de formuler votre requête par écrit et de nous fournir assez de détails pour nous aider à comprendre votre demande et à rechercher vos données. Nous devrons également vérifier votre identité avant d’entreprendre notre recherche de données et vous en donner accès.

Votre droit d’accès aux données est soumis à certaines restrictions, comme le privilège juridique. Après réception de votre requête, vérification de votre identité et compréhension de l’étendue de votre demande, nous vous transmettrons une réponse écrite dans le délai légal. Avant de soumettre votre requête, veuillez communiquer avec nous par téléphone au 1-866-422-6332 ou par courriel à l’adresse privacy@candeal.com

Nous engageons tous les efforts raisonnables pour que les données à caractère personnel figurant dans nos dossiers soient aussi exactes, exhaustives et actualisées que l’exige la finalité pour laquelle elles sont utilisées. Toutefois, nous comptons également sur vous pour nous informer de toute modification de vos données. Nous vous prions donc de nous informer de toute modification de vos données personnelles au cours de votre relation avec nous.

Si vos coordonnées sont incorrectes, en totalité ou en partie, veuillez nous en aviser par téléphone au 1-866-422-6332 ou par courriel à l’adresse privacy@candeal.com.

Vous pouvez communiquer avec nous pour toute question, préoccupation ou plainte concernant la présente politique ou nos pratiques en matière de protection des données personnelles, par téléphone au 1-866-422-6332 ou par courriel à l’adresse privacy@candeal.com.

Le Bureau de la protection des renseignements personnels de CanDeal, dirigé par le Chef de la protection des renseignements personnels, est chargé de la gouvernance et de nos pratiques visant à protéger vos renseignements et votre vie privée. Toute question sur ces pratiques peut faire l’objet d’un recours hiérarchique au Chef de la protection des renseignements personnels. Vous pouvez lui écrire à l’adresse suivante:

CanDeal Group Inc.
Attention: Chef de la protection des renseignements personnels
50 rue Bay Street, Suite 1200
Toronto, Ontario
M5J 3A5

Si vous avez des doutes quant à notre respect de la législation applicable en matière de protection des données à caractère personnel ou de la présente politique, vous pouvez contacter l’autorité compétente en matière de protection des données en Union européenne, l’Information Commisioner’s Office du Royaume-Uni ou le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Cette politique de confidentialité reste applicable aussi longtemps que nous détenons vos données à caractère personnel, notamment après la résiliation de votre convention de produit ou de service avec nous. Nous pouvons être amenés à mettre à jour cette politique périodiquement. La date qui figure en tête de la présente politique indique sa dernière révision. En continuant d’interagir avec nous après la publication de la présente politique mise à jour, vous en acceptez les éventuelles modifications.

Cette Annexe A présente les divulgations spécifiques concernant le traitement des données à caractère personnel applicables aux résidents et citoyens du Royaume-Uni (R.-U.) et de l’Union européenne (l’UE) et relatives aux types de données à caractère personnel, à la finalité pour laquelle elles sont traitées et à la légalité du traitement des données en vertu du Règlement général sur la protection des données.

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